A era da contabilidade digital

Marlene Zanghelini Altini [1]

RESUMO:

Atualmente a contabilidade vem passando por profundas transformações, conhecida como a Era do Conhecimento, onde as informações são geradas e processadas em questões de segundos. Considerando o fim da escrituração no papel em função de registros eletrônicos, a evolução tecnológica vem gerando impacto também no profissional contábil. Hoje vive-se a era da escrituração digital, que com o avanço dos sistemas de processamento de dados da Receita Federal, criou-se o Sped ? Sistema de Escrituração Digital, e este é cada vez mais presente na vida das organizações brasileiras, tornando as informações cada vez mais precisas e demonstrando a realidade minuto a minuto da situação das empresas.

Palavras ? Contabilidade, Conhecimento, Sped, Escrituração Digital.

1 INTRODUÇÃO

A tecnologia da informação a anos vem revolucionando a contabilidade, e o profissional contábil, contribuindo para o desenvolvimento profissional e também para a melhor qualidade de informação gerada e transmitida aos órgãos responsáveis, entre eles a Receita Federal.

Com o avanço dos sistemas de processamentos de dados, surgiu o Sped ? Sistema Público de Escrituração Digital, com o intuito de melhorar a forma do contribuinte transmitir suas movimentações relativos as suas operações diárias, substituindo porém, a emissão de alguns documentos contábeis e fiscais em papel por meio eletrônico.

Portanto, o presente estudo apresenta, com base em fundamento teórico, o Sped, assim como suas principais características.

2 HISTÓRICO DO SPED

Os historiadores acreditam que a contabilidade existe por volta de 8.000 A.C., sendo as primeiras evidências de registros contábeis empíricos, feitos por meio de instrumentos primitivos como, fichas de barro que representavam as riqueza dos homens pré-históricos. Portanto, desde aquela época e até hoje, busca-se aprimorar as formas de controle e de registro do patrimônio, não somente na esfera empresarial, mas também pela própria humanidade, que vem acompanhada da contabilidade, a qual hoje é considerada uma ciência.

Claro que com o passar dos anos, as técnicas de registros foram sendo aprimoradas, e hoje com a tecnologia da informação dominando o mundo, o conhecimento pode ser transmitido de uma ponta a outro em questão de segundos.

Lopes (2008) descreve que é natural que esse avanço tenha alcançado a contabilidade, buscando uma maior integração entre os registros contábeis e seus usuários internos e externos.

Nesse cenário, surge o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituído pelo Decreto nº 6.022/07 como parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal, buscando aproximar contribuinte e fisco, através da informatização.

Formalmente, conforme descreve Duarte (2009, p. 53-54) o Sped foi criado por meio do Decreto 6.022 de janeiro de 2007:

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e considerando o disposto no art. 37, inciso XXII, da Constituição, nos arts. 10 e 11 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e nos arts. 219, 1.179 e 1.180 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, D E C R E T A:

Art. 1º Fica instituído o Sistema Público de Escrituração Digital – Sped.

Art. 2º O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

§ 1º Os livros e documentos de que trata o caput serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória no 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

§ 2º O disposto no caput não dispensa o empresário e a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

A Emenda constitucional nº 42, aprovada em 19 de dezembro de 2003, introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determina às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios atuarem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais.

Para atender o disposto Constitucional, foi realizado, em julho de 2004, em Salvador, o I ENAT – Encontro Nacional de Administradores Tributários, reunindo o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e o representante das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais.

O Encontro teve como objetivo buscar soluções conjuntas nas três esferas de Governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações; racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior eficácia da fiscalização; maior possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas; maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais; cruzamento de informações em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos.

Em consideração a esses requisitos, foram aprovados dois Protocolos de Cooperação Técnica, um objetivando a construção de um cadastro sincronizado que atendesse aos interesses das administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e, outro, de caráter geral, que viabilizasse o desenvolvimento de métodos e instrumentos que atendessem aos interesses das respectivas Administrações Tributárias.

Em agosto de 2005, no evento do II ENAT – Encontro Nacional de Administradores Tributários, em São Paulo, o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e os representantes das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais, buscando dar efetividade aos trabalhos de intercâmbio entre os mesmos, assinaram os Protocolos de Cooperação nº 02 e nº 03, com o objetivo de desenvolver e implantar o Sistema Público de Escrituração Digital e a Nota Fiscal Eletrônica.

O Sped, no âmbito da Receita Federal, faz parte do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira (PMATA) que consiste na implantação de novos processos apoiados por sistemas de informação integrados, tecnologia da informação e infra-estrutura logística adequados.

Dentre as medidas anunciadas pelo Governo Federal, em 22 de janeiro de 2007, para o Programa de Aceleração do Crescimento 2007-2010 (PAC) – programa de desenvolvimento que tem por objetivo promover a aceleração do crescimento econômico no país, o aumento de emprego e a melhoria das condições de vida da população brasileira, consta a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no prazo de dois anos.

Na mesma linha das ações constantes do PAC que se destinam a remover obstáculos administrativos e burocráticos ao crescimento econômico, pretende-se que o Sped possa proporcionar melhor ambiente de negócios para o País e a redução do ?custo Brasil?, promovendo a modernização dos processos de interação entre a administração pública e as empresas em geral, ao contrário do pragmatismo pela busca de resultados, muito comum nos projetos que têm como finalidade apenas o incremento da arrecadação.

3 CONCEITO E OBJETIVO DO SPED

O Sped busca modificar a forma do contribuinte realizar suas obrigações perante o fisco, substituindo assim a emissão de livros e documentos contábeis e fiscais em papel por documentos eletrônicos, cuja autoria, integridade e validade jurídica é reconhecida pelo uso da certificação digital.

Conforme Bueno (2008) o art. 2º do decreto 6.022/07 traz que o Sped é um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único e computadorizado de informações.

De acordo com Bueno (2008), o Sped tem como objetivos, divulgado pela Receita Federal do Brasil:

4 ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL E ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL

Azevedo e Mariano (2009) relatam que o Sped apresenta uma estrutura, onde pode-se encontrar os projetos e seus respectivos responsáveis de coordenação, conforme mostra a figura:

Figura 1 ? Estrutura do SPED

Fonte: AZEVEDO; MARIANO (2009)

Cada um destes projetos tem estrutura e andamento próprio, ocorrendo apenas à integração entre eles para não fugir da sua premissa principal, que é a integração das informações.

4.1 ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL (EFD)

A Escrituração Fiscal Digital (EFD), de acordo com a Receita Federal (2010), é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.

Conforme Azevedo e Mariano (2009), a implantação da Escrituração Fiscal Digital (EFD) tem como objetivo substituir a obrigação de escriturar os livros fiscais em papel por arquivos digitais, sendo assinados digitalmente.

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) obriga o contribuinte a informar de maneira mais detalhada suas operações ao Fisco, ao contrário do que acontecia, onde a obrigação de escrituração dos livros fiscais em papel contemplava apenas dados totais dos documentos fiscais. Ela começa a ser exigida a partir de 2009, conforme determinação de cada Estado para os seguintes livros fiscais: Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Apuração de ICMS, Registro de Apuração de IP e Registro de Inventário.

4.2 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL (ECD)

De acordo com a Receita Federal (2010) a Escrituração Contábil Digital (ECD), é a substituição da escrituração em papel, também chamada de Sped Contábil. Trata-se da obrigação de transmitir em versão digital os seguintes livros: Livro Diário e seus auxiliares se houver; Livro Razão e seus auxiliares se houver; Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Segundo a Instrução Normativa da Receita Federal nº. 787 de 19 de novembro de 2007, estão obrigadas a adotar a ECD:

I ? em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real;

II ? em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. […]

Assim, estão obrigados a apresentar, em 2009, as pessoas jurídicas que, cumulativamente: sejam sociedades empresárias (+) façam a apuração do IRPJ (ano-calendário de 2008) pelo lucro real (+) estiveram, em 2008, sujeitas a acompanhamento diferenciado. […]

Porém, o maior desafio do Sped Contábil é de refletir as operações reais da empresa: faturamento, finanças, movimentação dos estoques, entre outras. O desafio em questão é ter a contabilidade coerente, íntegra e real, e que ela possa ser auditável eletronicamente pela empresa e pelo fisco.

5 NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-e)

De acordo com o Ministério da Fazenda (2010) pode-se conceituar a Nota Fiscal Eletrônica ?como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços?. A sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.

A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

A Nota Fiscal Eletrônica NF-e, conforme Duarte (2009) é um documento fiscal instituído pelo Ajuste SINIEF 07/2005, que sofreu algumas alterações pelos Ajustes:

SINIEF 04/2006, SINIEF 05/2007 e SINIEF 08/2007.

Cláusula primeira. Fica instituída a NF-e que poderá ser utilizada em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI ou Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS.

Parágrafo único. Considera-se Nota Fiscal Eletrônica – NF-e o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.

A NF-e é um documento eletrônico que contém dados do contribuinte remetente, do destinatário e da operação a ser realizada. Duarte (2009) relata que este documento é assinado com certificado digital do remetente e enviado à Secretaria da Fazenda de sua unidade federativa, para validação e autorização:

Cláusula quarta: O arquivo digital da NF-e só poderá ser utilizado como documento fiscal, após:

I – ser transmitido eletronicamente à administração tributária, nos termos da cláusula quinta;

II – ter seu uso autorizado por meio de Autorização de Uso da NF-e, nos termos da cláusula sexta.

A SEFAZ, ao receber o arquivo da NF-e enviado pelo contribuinte remetente, poderá conceder a autorização de uso da NF-e ou não:

Cláusula sexta: Previamente à concessão da Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do contribuinte analisará, no mínimo, os seguintes elementos:

I – a regularidade fiscal do emitente;

II – o credenciamento do emitente, para emissão de NF-e;

III – a autoria da assinatura do arquivo digital da NF-e;

IV – a integridade do arquivo digital da NF-e;

V – a observância ao leiaute do arquivo estabelecido em Ato COTEPE;

VI – a numeração do documento.

Na prática, o remetente gera um arquivo no formato padrão da NF-e, assina-o digitalmente, e o submete, através da Internet, à SEFAZ. Alguns minutos após, ele deve consultar, também através da Internet, a situação quanto à autorização de uso da NF-e. Somente após a consulta a mercadoria poderá circular. Todo este processo pode ser feito de forma automatizada, através de sistemas de informação que utilizam uma tecnologia chamada Web Service.

Segundo Duarte (2009), para circular a mercadoria, o emitente deve imprimir um ?espelho? da NF-e em papel A4 – o DANFE. Ele deve conter um código de barras com o número identificador da NF-e.

5.1 RECEBIMENTO E GUARDA DA NF-E

Tanto quem emite quanto quem recebe a NF-e deve armazená-la pelo prazo legal. Isto significa que o emitente deve enviar o arquivo eletrônico ao destinatário de alguma forma. Caso este não seja emissor de NF-e, ou seja, não tenha condições técnicas para receber o documento eletrônico, ele poderá manter o DANFE arquivado.

Duarte (2009) descreve que o destinatário, recebendo NF-e ou DANFE, deve verificar a validade e autenticidade do documento fiscal através dos serviços disponíveis na Internet:

Cláusula décima: O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado.

§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

§ 2º Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto no ?caput?, o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Quando o destinatário utiliza um sistema de informação preparado para receber a NF-e, este sistema pode realizar a verificação junto à SEFAZ, através de Web Service.

6 CERTIFICAÇÃO DIGITAL

A certificação digital, de acordo com o Ministério da Fazenda (2010), é a assinatura que deverá ser feita no documento eletrônico. O ICP-Brasil é um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos, implementado pelas empresas governamentais e privadas brasileiras com o objetivo de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Segundo o Ministério da Fazenda (2010) a assinatura digital, além de obrigatória, se faz necessária para conferir validade jurídica à Escrituração Fiscal Digital, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24.08.2001.

Cada empresa deverá estudar quais os tipos de certificados digitais mais adequados à sua atividade, e após esta definição a empresa deverá dirigir-se a uma das entidades certificadoras existentes no mercado para adquirir seu certificado.

Abaixo, a tabela mostra os tipos de certificados gerados para o Sped Fiscal, o Sped Contábil e a Nota Fiscal Eletrônica:

 

DESCRIÇÃO	SPED Fiscal (EFD)	SPED Contábil (ECD)	Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Tipo do Certificado	e-CNPJ, e-CPF, e-PJ	e-CPF	e-CNPJ, e-PJ (e-NFe)
Forma de armazenamento	A1 (computador) ou A3 (token ou cartão)	A3 (token ou cartão)	A1 (computador) ou A3 (token ou cartão)
Quem assina	Representante legal ou procuradores	Contabilista e representantes da empresa perante à Junta Comercial	Pessoa Jurídica emissora do documento fiscal

Fonte: Certificação digital

http://www.portaldosped.com.br/certificacao-digital

De acordo com a Receita Federal (2010), para a assinatura digital do livro contábil é necessário no mínimo dois signatários, a pessoa física responsável pela empresa, cujo nome esteja cadastrado na Junta Comercial e o próprio contador.

7 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Esta nova era da informação que trouxe o Sped, trouxe também uma nova realidade, a precisão da informação em tempo real, onde a contabilidade tem influência direta nesta informação, pela figura do contador, que tem um papel importante em meio a estas novas tecnologias, e servem de intermédio do contribuinte com o fisco.

Com isto, cresce cada vez mais a responsabilidade do contador perante o fisco e perante ao seu próprio cliente, pois ele é o responsável pelas informações repassadas ao fisco, e também responde por elas. Assim, a figura do contador vista por muitos empresários a alguns anos atrás de um simples ?guarda-livros?, vem perdendo forças a cada dia, já que os mesmos necessitam destes profissionais para gerar informações tanto para o fisco quanto para a sua própria empresa, verificando o que precisa ser melhorado e tomando decisões a partir dos relatórios apresentados pelos contadores, e também enviando dados reais e confiáveis aos órgãos federais, estaduais e municipais, ou aos quais a empresa responde.

Entretanto, pode-se dizer que essas transformações exigirão ainda mais dos profissionais contábeis, de uma vez que as mudanças ainda estão acontecendo, e estes precisam estar em profunda atualização, para que suas informações sejam repassadas com credibilidade e confiança.

8 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

AZEVEDO, O.R.; MARIANO, P.A. SPED: Sistema Público de Escrituração Digital. 2. ed. São Paulo: IOB, 2009.

BUENO. Ary Silveira. Sped, Seus Objetivos e Conseqüências. 2008. Disponível em http://www.administradores.com.br. Acesso em 20/09/2010.

DUARTE, Roberto Dias. Big Brother Fiscal III: o Brasil na era do conhecimento. 3. ed. São Paulo: ideas@work, 2009.

LOPES. André Charone Tavares. Sped – A Contabilidade Digital. 2008. Disponível em http://www.artigonal.com. Acesso em 20/09/2010.

LUNELLI. Reinaldo Luiz. Escrituração Contábil Digital. Disponível em http://www.portaltributario.com.br/guia/escrituracaocontabildigital.htm. Acesso em 20/09/2010.

Disponível em http://www.portaldosped.com.br/certificacao-digital. Certificação Digital.  Acesso em 20/09/2010.

Disponível em http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado1.aspx. Acesso em 20/09/2010.

Disponível em http://www.fazenda.mg.gov.br/spedfiscal. Acesso em 20/09/2010.

---

[1] Estudante da 8ª Fase do curso de Ciências Contábeis na Faculdade Metropolitana de Guaramirim e integrante da equipe  Piazera, Hertel, Manske & Pacher Advogados Associados.

E-mail: financeiro@phmp.com.br