Nos tempos mais antigos as contratações envolviam profunda confiança entre as partes contratantes, quando muitas vezes se fundavam relações apenas no “fio do bigode”, que consistia na garantia apenas na honra da palavra, situação que atualmente se vislumbra bastante arriscada para os negócios.
Desta forma, boas contratações são aquelas que minimizam riscos e preveem regras claras de obrigações das partes.
Assim, contratos bem elaborados e executados da forma adequada, com regras pré-estabelecidas, evitam inúmeros questionamentos e preocupações futuras para as empresas.
Para tanto, é necessário entender a importância da contratação, desde a negociação de uma proposta inicial, a análise de questões comerciais e jurídicas que envolvem um contrato, até a sua execução e encerramento.
Ainda é muito comum que algumas empresas assinem contratos sem discutir as cláusulas, ou ainda pior, sem sequer ler as cláusulas incutidas no contrato, assinando termos muitas vezes prejudiciais para as mesmas, sem sequer se dar conta do risco envolvido.
Daí quando as condições do contrato são cumpridas nos termos regulares, não encontram quaisquer dificuldades, mas havendo a necessidade de um rompimento antecipado, de uma discussão jurídica futura sobre alguma cláusula específica, ou ainda se deparam com o descumprimento de uma obrigação; amargam prejuízos que poderiam ter sido evitados com uma gestão adequada dos contratos.
É bastante benéfico quando há um verdadeiro alinhamento entre os diversos setores de uma empresa, pois uma gestão adequada de contrato passa na maioria das vezes por funções de inúmeros setores, tais como: comercial, jurídico, financeiro, administração e produção, sendo que, um desalinhamento entre os setores pode custar caro quando o assunto é o descumprimento de uma regra contratual.
Gerir um contrato significa administrar o mesmo para que tudo ocorra conforme acordado ou, até mesmo, melhor do que fora previsto. Desse modo, ambas as partes beneficiam-se do sucesso da gestão contratual eficiente.
Para tanto, as partes devem ter ciência de que o contrato possui a atribuição de impor limites à vontade e à liberdade de ambas. De modo que é necessário ter conhecimento pleno e minucioso do conteúdo das cláusulas contratuais.
Destaca-se ainda da importância de estabelecer planejamento e programação detalhada de cada fase do contrato, envolvendo os responsáveis pelo cumprimento das obrigações, vejamos um exemplo:
O comercial deve ter o conhecimento necessário do serviço que será contratado, das necessidades e eventuais dificuldades da empresa no cumprimento das obrigações, alinhado com o jurídico que verifica sobre a legislação e normas específicas para o caso, para que assim, possa negociar uma boa proposta para a empresa, estabelecendo regras contratuais legais, e passíveis de cumprimento pela mesma. De nada adianta o comercial negociar um bom preço, mas estabelecer um prazo de pagamento ou um cronograma de prestação de serviços que a empresa possivelmente poderá descumprir, importante, portanto, o alinhamento com o financeiro e a produção.
Ademais os contratos muitas vezes envolvem multas e estas precisam também estar adequadas à realidade da empresa, muitas vezes são estabelecidas multas altíssimas em um contrato de uma empresa de pequeno porte, que caso seja aplicada, inviabiliza a continuidade da empresa, ou ainda, o contrário, um contrato de extrema importância para uma empresa de grande porte, que não prevê o pagamento de qualquer multa, tornando-se um facilitador para o descumprimento contratual.
Sabe-se que o maior desafio das empresas é fazer a gestão destes contratos, principalmente, nas questões que dizem respeito aos prazos, descentralização de responsabilidades, integração de áreas distintas da empresa, consulta e acesso aos documentos e histórico documental.
Tal situação pode ser sanada quando se cria uma cultura de administração periódica dos contratos, de modo a garantir a efetividade das contratações firmadas, a reanálise constante das negociações e preços, a verificação de repactuações necessárias, o rompimentos de contratações que se tornem onerosas ou que sejam dispensáveis, para o fim de reduzir riscos, evitar danos e trazer benefícios financeiros à empresa.
